Khi cần gửi email cho một người mà bạn chưa từng gặp gỡ hay làm việc cùng, đôi khi bạn có thể cảm thấy không chắc chắn và hơi e dè. Tuy nhiên, tình huống như vậy không nhất thiết phải khiến bạn cảm thấy bối rối. Trong hướng dẫn nhanh chóng này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn những bước cụ thể để tự giới thiệu bản thân trong một email. Điều này sẽ giúp bạn tiếp cận mọi người một cách tự tin hơn, và từ đó, bạn có thể đạt được kết quả tốt hơn từ các nỗ lực tiếp thị email của mình.
Đã bao giờ bạn muốn viết email giới thiệu bản thân bằng tiếng anh cho một người mà bạn không hề biết trước? Đôi khi, trong quá trình làm việc hay học tập, bạn sẽ gặp phải tình huống này và cần phải tự giới thiệu bản thân. Tuy nhiên, đối với nhiều người, việc này có thể trở thành một thách thức không hề nhỏ. Câu hỏi đặt ra là… làm thế nào để biến người lạ thành một mối quan hệ có ý nghĩa?
Đừng lo, cùng Luận Văn Online tìm hiểu chi tiết tại bài viết!
1. Email giới thiệu bản thân bằng tiếng anh là gì?
Để bắt đầu, hãy hiểu rõ những điều cơ bản mà email giới thiệu mang lại. Một email giới thiệu, theo đúng nghĩa của nó:
- Là một tin nhắn mà bạn gửi cho một người mà trước đó bạn chưa hề quen biết.
- Nó chứa thông tin cơ bản và quan trọng về bạn. Nó giống như một lời chào ảo, một cách thân thiện và mở lời với một người bạn mới, một người bạn chưa từng gặp mặt trong thế giới thực.
Nghe có vẻ đủ dễ phải không? Tuy nhiên, sự khác biệt chính ở đây là trong đời thực, đối tác của bạn sẽ không chỉ nhìn chằm chằm vào tay bạn và bỏ qua bạn. Trong thế giới thực, họ sẽ không lỡ lờ bạn. Nhưng trong lĩnh vực email, họ hoàn toàn có thể làm như vậy. Và thực tế, họ có thể sẽ làm như vậy. Có lẽ là bởi vì hòm thư của họ đã đầy ắp các email không được yêu cầu từ những người lạ đang cố gắng lấy điều gì đó từ họ.
Vậy tại sao người nhận của bạn nên quan tâm đến tin nhắn của bạn? Rốt cuộc, họ không biết bạn, và họ không có nghĩa vụ phải bạn bất cứ điều gì. Nhưng dù sao. Thông qua việc học cách viết một email giới thiệu xuất sắc, bạn có thể nổi bật trong đám đông, thu hút sự chú ý của người nhận, và tạo ra một kết nối chân thành với họ. Hãy xem cách này hoạt động như thế nào và hãy bắt đầu bằng việc tìm hiểu sâu hơn về cách viết một email giới thiệu chuyên nghiệp.
2. Hướng dẫn chi tiết cách tự giới thiệu trong một email
Việc biết cách viết một email tự giới thiệu hấp dẫn là một nghệ thuật đòi hỏi sự tinh tế, và đây chính là điều chúng tôi đã học được từ nhiều trải nghiệm. Dưới đây là bộ khung gồm 7 bước mà bạn cần tuân theo nếu muốn tự giới thiệu mình một cách hiệu quả trong một email, và đảm bảo rằng người nhận sẽ quan tâm đến những gì bạn muốn truyền đạt.
2.1. Soạn thảo một dòng chủ đề hấp dẫn
Hãy thực tế đi nào. Bạn không thể đọc TOÀN BỘ email mà bạn nhận được hàng ngày. Và rõ ràng, không ai có thể làm được điều đó. Theo một nghiên cứu, 47% người dùng sẽ quyết định việc họ có mở một email hay không chỉ dựa trên dòng chủ đề. Vì vậy, đây là một yếu tố bạn không thể bỏ qua trong quá trình viết email.
Dưới đây là một số mẹo đơn giản mà bạn có thể thực hiện để làm cho dòng chủ đề email tự giới thiệu của mình trở nên nổi bật hơn trong hộp thư đến của người nhận:
- Rõ ràng – Sử dụng số liệu hoặc ví dụ cụ thể, điều này có thể giúp tăng tỷ lệ mở email lên đến 57%.
- Tạo một khoảng trống tò mò – Kích thích sự quan tâm của người nhận bằng cách gợi ý về nội dung bên trong email của bạn.
- Cung cấp giá trị cụ thể – Hứa hẹn một lợi ích mà người nhận sẽ nhận được sau khi mở email, sau đó đảm bảo rằng bạn thực hiện lời hứa đó trong nội dung email.
- Sử dụng cá nhân hóa – Làm cho dòng chủ đề của bạn trở nên độc đáo và liên quan hơn bằng cách đề cập đến tên hoặc thông tin cá nhân nào đó của người nhận.
2.2 Cá nhân hóa lời chào của bạn để tạo ấn tượng mạnh mẽ
Bước quan trọng tiếp theo trong việc viết email tự giới thiệu là chọn lời chào phù hợp với người nhận. Lời chào đầu tiên trong email của bạn có thể tạo ra ấn tượng đầu tiên mạnh mẽ và quan trọng, do đó, việc chọn lời chào phù hợp là điều cần thiết. Lời chào tốt nhất sẽ phụ thuộc vào mối quan hệ hiện tại hoặc tiềm năng của bạn với người nhận.
Ví dụ, nếu bạn đang tự giới thiệu với người quản lý mới của mình, một người mà bạn muốn tạo ấn tượng tốt và chuyên nghiệp, hãy đảm bảo bắt đầu tin nhắn của bạn bằng một lời chào chính thức, như Dear Mr. Smith.
Trái lại, nếu bạn muốn tự giới thiệu với một người bạn cùng phòng tương lai – chẳng hạn, một người mà bạn muốn tạo ra một mối quan hệ thân thiện và thoải mái – bạn có thể chọn một cái gì đó ít chính thức hơn, như Hi John.
Bất kể bạn chọn loại lời chào nào, hãy chắc chắn chọn một cái gì đó tự nhiên và thân thiện, và quan trọng nhất là, bao gồm tên người nhận trong lời chào của email tự giới thiệu của bạn. Khi bạn thể hiện rõ rằng email được viết riêng cho họ, họ sẽ cảm thấy được coi trọng và tôn trọng. Điều này không chỉ giúp gửi thông điệp của bạn một cách hiệu quả hơn, mà còn tăng tỷ lệ tương tác, do đó nâng cao khả năng thành công của email tự giới thiệu của bạn.
2.3. Hãy để câu mở đầu của email nói về người nhận
Bắt đầu viết mở đầu cho email của bạn. Đây là phần mà hầu hết mọi người thường mắc phải lỗi. Lý do là gì? Bởi vì họ thường bắt đầu bằng cách nói về bản thân mình ngay từ dòng đầu tiên. Họ thường nói những điều giống như Hi, I’m John, and I’m a Marketing Executive at [company].
Nhưng sự thật là, người nhận của bạn chưa hề quan tâm đến bạn. Ít nhất là vào thời điểm đó. Tuy nhiên, họ rất quan tâm đến chính bản thân họ. Vì vậy, điều bạn nên làm là nói về họ. Hãy để câu mở đầu của email nói về người nhận. Hãy cố gắng tạo ra một sự kết nối ngay từ dòng đầu tiên.
Ví dụ, bạn có thể bắt đầu email như sau:
Hi Emma, just finished reading your last piece on cold emailing. It was a great read, thank you for sharing. I liked your take on emailing platforms. That’s exactly the spirit of what we’re trying to build here at Mailmeteor.
2.4. Cung cấp một số ngữ cảnh chi tiết và rõ ràng
Đối với bất kỳ loại giao tiếp nào, việc đưa ra ngữ cảnh là điều vô cùng quan trọng. Đối với email, câu đầu tiên của bạn nên là một phần giới thiệu ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin. Bạn là ai? Tại sao bạn lại chọn liên hệ với người nhận? Tại sao người nhận nên chú ý tới email của bạn? Những câu hỏi này nên được trả lời một cách rõ ràng và thận trọng nhất có thể để người nhận có động lực để tiếp tục đọc email của bạn.
Phần tự giới thiệu của bạn nên giữ ngắn gọn, nhưng không quá ngắn để người nhận có thể hiểu rõ về mục đích của email. Đi thẳng vào vấn đề, nhưng đừng quên giữ cho nó tự nhiên và thân thiện. Bạn không cần phải chia sẻ mọi chi tiết ngay từ lúc đầu. Tuy nhiên, bạn cần chắc chắn rằng mình đã giới thiệu những chi tiết phù hợp và quan trọng nhất về bản thân bạn hoặc công ty bạn đại diện.
Nếu người bạn đang viết cho quan tâm đến những gì bạn phải nói, email ban đầu của bạn không chỉ là một thông điệp mà còn là bước đệm cho một cuộc trò chuyện sắp tới. Và sau khi đã tạo được mối liên hệ, bạn sẽ có thêm cơ hội để chia sẻ thêm thông tin về bản thân bạn, công việc của bạn và mục đích của email.
2.5. Bao gồm một lời kêu gọi hành động để tạo động lực cho người nhận
Đầu tiên, hãy xác định rõ mục tiêu của email của bạn. Bạn đang cố gắng mở rộng mạng lưới kinh doanh, tạo quan hệ mới? Hay bạn đang cố gắng thuyết phục một người mua tiềm năng về sự hấp dẫn của sản phẩm hoặc dịch vụ của mình? Có thể bạn chỉ muốn nhận được một số lời khuyên hữu ích từ một người bạn ngưỡng mộ trong ngành?
Bất kể mục tiêu của bạn là gì, bạn đã dành thời gian để soạn thảo email này vì bạn có điều gì đó cần yêu cầu người nhận. Vì vậy, phương pháp hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu của bạn là đảm bảo bao gồm một lời kêu gọi hành động (CTA) rõ ràng và cụ thể ở cuối email của bạn.
Dưới đây là một số ví dụ về CTA mà bạn có thể sử dụng sau khi tự giới thiệu trong một email:
- How about a quick 20 min call next Thursday at 3 pm PST?
- Would you be interested in receiving a free study of how your website stacks up – compared to your top 3 different competitors?
- Want to discuss this over lunch next week? My treat.
Điểm quan trọng ở đây là giảm thiểu sự cản trở cho người nhận khi họ cố gắng thực hiện hành động mà bạn đề nghị. Nếu bạn muốn người nhận đọc một bài viết bạn đã viết, hãy đính kèm nó trực tiếp trong email của bạn để họ có thể truy cập nó một cách dễ dàng. Nếu mong muốn của bạn là họ đặt lịch hẹn cho một buổi trình diễn, hãy thêm một liên kết trực tiếp đến công cụ lập lịch hẹn của bạn.
2.6. Kết thúc email một cách lịch sự và tạo ấn tượng
Sau khi đã giới thiệu bản thân và trình bày nội dung, đã đến lúc bạn cần chuẩn bị kết thúc email của mình. Nhưng làm thế nào để kết thúc email sau khi giới thiệu bản thân một cách lịch sự và tạo ấn tượng? Có (ít nhất) 3 điều mà bạn cần xem xét.
Đầu tiên, hãy bày tỏ lòng biết ơn và tôn trọng người nhận. Hãy cảm ơn người nhận vì đã dành thời gian quý báu của họ để đọc và xem xét email của bạn. Điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng, mà còn giúp bạn kết thúc email một cách tích cực và gây ấn tượng tốt.
Thứ hai, bạn nên bao gồm một lời ký tên email phù hợp. Tùy thuộc vào ngữ cảnh và mối quan hệ với người nhận, bạn có thể chọn một lời ký tên trang trọng như:
- Kind regards,
- Best wishes,
- Sincerely,
Hoặc nếu bạn muốn để lại ấn tượng thân thiện và gần gũi, bạn có thể chọn một lời kết thúc thân mật hơn, như:
- Looking forward to hearing from you,
- All the best,
- Take care,
Cuối cùng, nhưng không kém phần quan trọng, bạn phải chắc chắn rằng chữ ký của bạn xuất hiện ở cuối email. Chữ ký có thể chỉ đơn giản là tên của bạn. Tuy nhiên, để tạo ấn tượng chuyên nghiệp và dễ dàng liên hệ, bạn nên bao gồm thông tin liên lạc đầy đủ của bạn, như số điện thoại, email, chức danh công việc…
2.7. Kỹ lưỡng kiểm tra lại email của bạn trước khi gửi
Bạn đã sẵn sàng để gửi email? Trước khi bạn tiến hành bất cứ hành động nào, hãy đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra kỹ lưỡng và cẩn thận email của mình một lần cuối. Hãy dành thời gian tìm kiếm và sửa lỗi chính tả và ngữ pháp để đảm bảo rằng email của bạn chuyên nghiệp và không có lỗi. Bạn có thể sử dụng các công cụ tự động hóa như Grammarly để giúp bạn trong quá trình này.
Để có cái nhìn từ góc độ của người khác, bạn cũng có thể yêu cầu một người bạn xem qua và đánh giá email của bạn, chia sẻ phản hồi của họ. Một ý tưởng khác là gửi cho chính mình một email thử để xem từ góc nhìn của người nhận, tin nhắn của bạn sẽ trông như thế nào trong hộp thư đến.
Cuối cùng, nếu người nhận của bạn sống ở một múi giờ khác, hãy chắc chắn lên lịch gửi email của bạn sao cho nó đến hộp thư đến của họ vào thời điểm thuận tiện nhất cho họ. Việc này không chỉ giúp họ nhận được email vào thời gian phù hợp, mà còn sẽ tăng khả năng nhận được phản hồi từ họ.
3. Mẫu email giới thiệu
Cần một chút giúp đỡ để bắt đầu? Dưới đây là 4 mẫu email giới thiệu đã được kiểm chứng mà bạn có thể sử dụng để giới thiệu bản thân với quản lý, đồng nghiệp hoặc khách hàng của bạn. Hãy chắc chắn thêm cái chạm cá nhân của bạn trước khi sử dụng chúng.
3.1. Cách tự giới thiệu trong một email ứng tuyển công việc
Subject: Applying for [Job Title]
Dear [Recipient’s Name],
I am writing to apply for the [Job Title] position at [Company Name]. Having experience in [Relevant Skills], I genuinely think I’d be a great fit for this role and could bring some real value to your team.
In my previous job at [Previous Company] as [Your Previous Position], I [mention a relevant achievement or skill that matches the job]. This experience has equipped me with the skills necessary to excel in this role.
Please find my attached resume, which provides a comprehensive overview of my qualifications. I’d be happy to talk in more detail about how my experience lines up with what you’re looking for.
Sincerely, [Your Name]
3.2. Cách giới thiệu bản thân trong một email tiếp cận
Subject: Ready to unlock [specific benefits]?
Dear [Recipient’s Name],
I hope this email finds you in high spirits. My name is [Your Name], and I’m reaching out because I’ve noticed [Tailored Opener].
I’m part of the team at [Your Company], and we’re all about [Briefly describe what your company does].
I believe we could make can make great things happen together. Just like we did with [Mention a standout accomplishment or case study].
I’ve attached a quick peek at how [Your Company Name] can unlock [specific benefits] for [Recipient’s Company Name].
If that sparks your interest, I’m ready to schedule a call at your convenience. Just respond to this email or reach out to me at [Your Contact Information].
Kind regards, [Your Name]
3.2. Cách giới thiệu bản thân trong một email mạng
Subject: Free for coffee?
Dear [Recipient’s Name],
I hope this email finds you well. My name is [Your Name], and I recently came across your profile on [Platform]. I was impressed by your background and the work you’ve done in [Industry].
I’m also passionate about [Shared Interest], and I believe that connecting with like-minded professionals can lead to exciting opportunities. I’d love to connect and hear more about your experiences in the field.
Please let me know if you’re available for a brief virtual coffee chat in the coming weeks. I look forward to the possibility of meeting you and exploring ways we can mutually benefit from our expertise.
Best regards, [Your Name]
3.3. Cách giới thiệu bản thân khi là nhân viên mới
Subject: Nice to meet you 👋
Hello Everyone,
I hope this message finds you well. I’m excited to announce that I’ll soon be joining [Company Name] as the newest member of the [Department Name] team. My name is [Your Name], and I’m thrilled to be a part of this fantastic team.
A few words about me: I come to [Company Name] with a background in [Briefly mention your previous experience or expertise relevant to your role]. I’m passionate about [Mention a key interest or aspect of your work].
I’m looking forward to collaborating with all of you and learning from your experiences. Please don’t hesitate to reach out if you have any questions, need assistance, or just want to connect.
Best regards, [Your Name]
—-
Xem thêm các bài viết khác cùng chủ đề:
- Luận văn là gì? Cấu trúc luận văn hoàn chỉnh kèm mẫu chi tiết
- Các bước cơ bản để viết một bài luận văn chất lượng
- Có nên thuê viết bài luận văn thạc sĩ không?
Luận Văn Online hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn giải đáp một phần những băn khoăn về việc tìm một dịch vụ uy tín để viết thuê luận văn.
Nếu bạn cần tư vấn hoặc giải đáp thắc mắc về dịch vụ viết thuê luận văn.
Hãy liên hệ trực tiếp với nhân viên tư vấn qua hotline: 0972.003.239 – email: edu.luanvanonline@gmail.com. Hoặc để lại thông tin liên lạc của bạn qua trang web: https://luanvanonline.com/.
